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Un Excel es todo lo que necesitas… ó 2

Es muy común que se hable frecuentemente de Excel y que hoy en día sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. 

Excel o Microsoft Excel es un programa que no necesita presentaciones. ¿O sí?. Gracias a él es posible trabajar con hojas de cálculo sencillas o complejas, en casa o en el trabajo. 

Ya quieras organizar tu economía doméstica o llevar al día las finanzas de tu empresa, resulta de gran utilidad. Su versatilidad hace posible que mediante sencillas fórmulas puedas procesar datos, realizar operaciones matemáticas y, en definitiva,poner orden en el caos numérico o en cualquier elemento, producto o unidad con que trabajes.

María Concepción Mustieles, profesora y profesional de Excel durante muchos años, nos cuenta todos los detalles sobre esta hoja de cálculo y por qué deberías hacer un curso excel.

Tabla de contenidos

¿De dónde sale Excel?

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office junto a otros programas como Word o PowerPoint…

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. 

Y la siguiente pregunta que nos hacemos es:

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los antiguos contables para llevar los registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran los primeros ordenadores. Se ordenaban los datos en tablas con filas y columnas.

Las hojas de cálculo como programas informáticos aparecieron en la década de los 60 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables y de esa manera automatizar el trabajo.

La primera versión de Excel microsoft solo trabajaba con Mac. 

Pero un par de años después, se hizo el lanzamiento de la segunda versión. Microsoft lanza Excel 2.0, que podía ejecutarse en

Windows y a partir de ese momento comenzó su crecimiento y popularidad hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

¿Para qué se usa excel?

Para que una empresa funcione correctamente es importante que lleve sus datos al día. Es decir, la contabilidad, las facturas, horarios, nóminas, entradas y salidas…todo debe estar bajo control y es por ello que utilizamos ciertas herramientas para facilitar esta tarea. 

Es importante conocer la evolución de la empresa, con gráficas, analizar los datos, así como conocer la cartera de clientes que posee y almacenarla en una base de datos. 

Cuanto mejor se conozcan los datos de la empresa mejor será su funcionamiento y su control.

Pero, ¿Qué pasa con la economía doméstica? ¿Sabemos llevar el control de los gastos diarios, los gastos extra, los ahorros, ingresos…?

¿No crees que sería de gran valor poder controlar dónde va cada uno de los euros que ganas y gastas?

Sumar, restar, multiplicar o dividir. Y operaciones muy complejas de manera automática. Excel puede hacer esto sin que debas acudir a una calculadora externa y de manera rápida y sencilla para cualquier usuario, no es necesario ser un profesional.

Para realizar operaciones básicas de aritmética como las que encabezan este texto, basta con acudir a una celda vacía e introducir la operación después de =, que es el símbolo que indica que vamos a escribir una fórmula.

En este caso, la fórmula es muy sencilla. Puedes sumar (+), restar (-), multiplicar (*) o dividir (/)con el símbolo correspondiente. Lo más simple es emplear números, pero también puedes combinarlos con los valores de determinadas celdas. Es decir, sirve tanto =40+25 como =C3+H6. En este segundo caso, la fórmula cambiará de resultado de manera automática si cambias los valores de esas celdas. Además, puedes incluir los números o valores que necesites separados del símbolo correspondiente según qué operación realices.

En definitiva, resulta muy sencillo configurar una simple calculadora indicando valores correspondientes a ciertos productos o elementos y mostrar el resultado automáticamente mediante fórmulas tan básicas como una suma o resta de celdas.

 

¿Por qué hacer mis propias hojas de cálculo?

Cuando empezamos un negocio o nos planteamos empezar a utilizar un software para gestionar nuestra empresa y empezamos a buscar las opciones que hay en el mercado siempre encontramos varios puntos que nos pueden “echar para atrás” a la hora de elegir. 

Estos puntos podrían ser el precio, las características (es demasiado completo y yo solo voy a utilizar un 1% de sus posibilidades o es demasiado sencillo), no se ajusta 100% a lo que yo busco o a mis necesidades, demasiado complicado de utilizar.

Ahí es donde podemos entrar con la hoja de cálculo, diseñando nuestras propias hojas o pidiendo que alguien nos las diseñe adaptándolas a nuestras necesidades, gustos…. lo cual nos ahorrará tiempo y dinero. 

Tiempo, sí. El tiempo es oro!

 Aunque al principio nos cueste hacer nuestra propia hoja de cálculo Excel, cuando por fin la tengamos adaptada a nuestras necesidades, nos facilitará muchísimo el trabajo y ese tiempo que hemos invertido al principio luego se convertirá en pura automatización que nos va a ahorrar muchas horas de trabajo repetitivo

Además, es un proyecto “vivo”que va creciendo con nosotros y lo vamos adaptando a nuestras necesidades cuando estas van

cambiando.

Imaginemos que somos un autónomo que está empezando y necesita generar facturas para sus clientes. Una de las aplicaciones más fáciles que podemos generar es nuestra plantilla para facturar a nuestros clientes. 

Con unos conocimientos sencillos y básicos, podemos crear una plantilla de factura en Excel y darle forma a nuestro gusto haciéndola así atractiva. 

No olvidemos que nos movemos en el mundo de la imagen, y es muy importante que incluso las facturas que generamos den esa imagen que queremos ofrecer de nuestro trabajo.

Siguiendo con algo sencillo, es importante llevar un control de ingresos y gastos tanto a nivel personal como empresarial. 

En este punto también podemos ayudarnos de una hoja de cálculo para poder llevar un control de los mismos. 

Podemos añadirle gráficos para obtener de una manera muy visual aquello que nos produce más gastos o lo que nos produce más ingresos. 

Lo primero nos servirá para buscar un por qué de ese gasto y si podemos corregirlo. Y lo segundo para poner hincapié en lo que nos da más beneficios o quitar de nuestra carta de servicios lo que no nos están produciendo beneficios.

Aplicaciones prácticas de Excel

Mundo del fitness y entrenamientos.

Tanto si te dedicas al mundo del entrenamiento en modo profesional (asesorando a gente para conseguir sus objetivos) o si entrenas regularmente y quieres saber tu evolución, puedes llevar un control con una hoja de cálculo. Te puedes crear un calendario de entrenamientos que te marcará que ejercicios tienes que hacer cada día. 

En él puedes ir anotando las series que realizas, los tiempos, los pesos que utilizas… A medida que van pasando los días, puedes ir viendo la evolución que vas teniendo de manera muy gráfica y hacer los ajustes necesarios en los entrenamientos. 

Gracias a la opción del excel online que tenemos de utilizarlo en la nube, lo podemos tener siempre a mano en nuestro teléfono o tableta. Si eres entrenador personal, además esta opción también nos permite compartir las hojas de entrenamiento con nuestros clientes para que vayan anotando sus evoluciones y nosotros ir viendo y corrigiendo los posibles fallos.

Sector de la repostería 

Una mañana desayunando escuché en radio la entrevista a una repostera artesana del Pirineo Aragonés. 

Explicaba todo el proceso de trazabilidad que tiene que seguir con los dulces que elabora. Desde que entraban las materias primas en su obrador hasta que salían en forma de dulces elaborados manualmente y lo difícil que le resultaba llevar un control del proceso de manera manual. 

Mediante una hoja de cálculo podemos controlar todo este proceso de trazabilidad. 

Por ejemplo, desde que entra un saco de harina en nuestro obrador hasta que sale en forma de producto elaborado, todo el proceso que siguen los ingredientes, además de calcular los costes de los dulces. 

Además mediante gráficos podemos hacer un estudio de las estadísticas para ajustar y tomar decisiones posteriores: ver los dulces que más se venden, los que mayor coste de elaboración llevan, los que más materias primas necesitan, los que mayor beneficio dejan … 


Sector de la Hostelería:

Todos sabemos lo importante que es el escandallo en la cocina. Con un buen escandallo nos podemos ahorrar muchos quebraderos de cabeza de porque no nos salen los números si estamos vendiendo mucho y no cubrimos los gastos. 

Un día, hablando con un cocinero me comentaba lo difícil que es encontrar una buena plantilla de escandallo que se ajuste a lo que un restaurante necesita. 

Mediante una hoja de cálculo Excel, podemos controlar todo este proceso de gastos en materia prima, gastos fijos de luz, gas, gastos de personal, local,… que influyen en el proceso de creación de un plato y que influyen a la hora de poner un precio final al producto para que nos resulte rentable. 

También podemos ver gráficamente que materia prima nos supone más gasto a la hora de crear un plato, que plato es el que más se vende, el coste por ración, …

Al crearnos nosotros nuestra propia plantilla la adecuamos a nuestras necesidades permitiéndonos controlar todas las variables que consideremos necesarias para llevar un buen control del plato.

Si además servimos comida a domicilio o queremos mostrarlo en nuestro local, también podemos controlar el valor nutricional de cada plato que estamos preparando.

Sector de la nutrición:

Tanto si eres nutricionista profesional como si eres una persona que se cuida y quiere saber sus requerimientos calóricos, si quieres saber la cantidad de calorías, hidratos, proteínas y grasas que consumes en cada comida. Quieres planificar tu alimentación semanal, mensual…. 

Todo ello puedes tenerlo controlado de manera rápida y sencilla con una hoja de cálculo Excel personalizada. Por eso siempre es recomendable para este tipo de profesionales la realización de un curso excel.

Si eres un profesional de la nutrición, con la versión de Excel online en la nube (office365) puedes compartir todas estas plantillas con tus clientes y así llevar un control de su evolución en tiempo real y poder hacer rectificaciones en caso de ser necesarias. Con los formatos

Algunos de los ejemplos que puedes hacer son:

Agenda semanal o mensual de dieta y ejercicios.

En ella puedes planificar la alimentación que quieres llevar a lo largo de la semana, controlando las calorías, los macronutrientes y todos los parámetros que quieras llevar registrados

Además, puedes planificar también el ejercicio correspondiente a cada día y anotar los resultados para ver así la evolución que vas teniendo en función de la dieta que hayas adaptado para ese momento.

Registro semanal o mensual de pérdida de peso, medidas, glucosa, tensión arterial.

En ella puedes anotar a lo largo de la semana las mediciones y ver gráficamente la evolución que llevas tanto en peso, como en medidas, niveles de glucosa en sangre, tensión arterial. 

Con todo ello consigues llevar un control de tu evolución y así poder rectificar en caso de que los datos no sean los deseados en tu evolución.

Con los formatos condicionales que tiene Excel, de un vistazo podrás ver las evoluciones sin esfuerzo. 

¿Quién puede usar Excel?

A la vista de toda esta información podemos llegar a la conclusión de que todo el mundo debería saber usar Excel. Sería ideal que desde la educación escolar se pudiera hacer un curso Excel  que nos enseñara a sacarle partido para su multitud de usos prácticos durante la vida.

Para estudiantes: a la hora de organizarse horarios de estudio, análisis de datos estadísticos, control de notas,…

Para autónomos: fundamental el control de los gastos administrativos, movimientos bancarios, entradas y salidas de dinero, estadísticas de ventas, control de márgenes en productos,… la lista de posibilidades es infinita.

Para cualquier hogar: control de ingresos y gastos, para saber en qué gastamos cada euro y de donde podemos recortar o cuál es nuestra capacidad de ahorro y como llegar mejor a final de mes.

 

Desde @eme_ce_al_cuadrado te pueden ayudar a lograr todos estos objetivos. 

Mª Concepción Mustieles dirige este proyecto de aplicaciones de Excel desde su cuenta de Instagram:  @eme_ce_al_cuadrado

Si eres curioso y quieres prepararte tus propias plantillas, si eres profesional y quieres mejorar todavía más tu negocio gracias al control total que te dan las hojas de cálculo Excel,… te van a enseñar de principio a fin como hacerlo, todos los trucos y posibilidades para tus necesidades. 

Si no tienes tiempo para aprenderlo pero quieres tener una aplicación óptima que te permita ahorrar tiempo y llevar un control exhaustivo de tu negocio les puedes comentar tus necesidades específicas y las harán realidad.

Un saludo Excel-entes y nos vemos por las celdas!

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